Mein Arbeitsplatz im Web

Kollaboratives Arbeiten – wie geht das?

Kollaboratives Arbeiten: ein neuer Anspruch – nicht nur zum Kontext „Arbeiten 4.0“, sondern auch in der VHS-Arbeit, eine zunehmende Anforderung, um z.B. im Rahmen der erweiterten Lernwelten in den sog. digicircles zu kooperieren. Wenn shutterstock_426423493 KopieKolleg*innen unterschiedlicher Volkshochschulen an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, oder wenn eine VHS mehrere Standorte hat, ist die Nutzung webbasierter Projekttools eine große Erleichterung.

„Das ist eigentlich ganz leicht, kinderleicht sozusagen.“ Kennen Sie auch diesen Satz? Ich hörte ihn oft von EDV-Experten und ich wusste sofort: das begreife ich mal wieder nicht. Kollaborative Projektarbeit im Netz ist auch kinderleicht. Eigentlich.Und weil das Wörtchen „eigentlich“ entscheidend ist, erkläre ich es mal, zumindest wie ich im Web Projekte mit  anderen Menschen realisiere. Vorschicken muss ich: ich bin Anwender, kann nichts Technisches erklären und nutze immer nur einen Bruchteil der Möglichkeiten meiner Software So, wie die meisten von uns.

Aus meiner Sicht müssen folgende Bedingungen für gemeinsame Arbeit erfüllt sein:

  1. Mobil – ich will nicht in meinem Büro gefangen sein
  2. Schnell – just in time alle Partner erreichen
  3. Kommunizieren mit Schrift, Bild und Bewegtbild- jede Situation hat eigene Anforderungen
  4. Ordnung – ich muss die Daten finden und ablegen können
  5. Zugriff für alle, je nach Notwendigkeit – Transparenz heißt nicht, dass alle alles wissen müssen
  6. Systemübergreifend –kompatibel für alle Betriebssysteme und Endgeräte
  7. Sicherheit – das ist schwierig

Für alle dieser Anforderungen gibt es mehrere gute Lösungen. Welches die richtige Wahl ist, hängt vom eigenem Zugang ab, aber auch mit welchem Tool andere Kolleg*innen bereits arbeiten. Nicht immer fängt ein Projekt in der Softwareauswahl von null an.

Meine individuelle Lösung ist folgende:

Texte gemeinsam bearbeiten
Für Projektskizzen nutze ich meistens GoogleDocs. Im Google-Drive-Ordner kann ich für jedes Thema einen Ordner anlegen. Diese Drive-Ordner kann ich für andere Menschen freigeben. GoogleDrive unterscheidet dabei zwischen „Meine Ordner“ und „für mich freigegeben“, so bleibt der „Besitz geklärt“. Freigeben kann ich zum Lesen oder Bearbeiten. Gängig sind alle Office-Formate oder andere Dateien wie PDF. Es gibt die Möglichkeit, Dateien von meinem Rechner hoch- oder runter zu kopieren. Office-Formate eignen sich dabei auch besonders zum gemeinsamen Bearbeiten der Dokumente. Das geht synchron, aber auch asynchron. Dabei kann jeder seine Beiträge in unterschiedlichen Farben kenntlich machen oder in eigenen Kommentaren arbeiten. Ich brauche aber nicht unbedingt eigene Software auf dem Rechner, denn in Drive werden mir Dokumentenformate (Word, Excel, …) für webbasiertes Arbeiten angeboten.

Die Nutzung kostet bis 15 GB nichts (Preise für mehr Speicher https://www.google.com/settings/storage), ein Google-Account sollte eingerichtet werden.

Selbstverständlich gibt es noch viele andere Möglichkeiten, wie z.b. das vhspad, welches Mark Stocksmeyer aus der VHS-Herford für alle eingerichtet hat.

Kommunizieren in Echtzeit
Ich nutze mit unterschiedlichen Gruppen die Software SlackSlack ermöglicht die Einrichtung von Gruppen. Die Gruppenchats sind über alle Endgeräte und Systeme erreichbar und kostenlos nutzbar. Slack bietet den Nutzern einzelne „Räume“, in denen Teams aller Art an einem Projekt arbeiten können. Ich kann beliebig viele Gruppen einrichten. Der Chat wird in einer Timeline dargestellt. Sie können Dateien (Office, PDF, Bilder, Videos) und Links mit Ihrer Nachricht verknüpfen. Für alle Gruppenmitglieder steht dann auch eine Kommentarfunktion für alle Dokumente zur Verfügung. Komfortabel ist weiterhin die Möglichkeiten, über Stichworte in einer Timeline Beiträge zu suchen. Die Aktivitäten in Slack werden mir auf jedem Endgerät angezeigt.

Ein Slack.com-Account ist kostenfrei und die Zahl der User ist nicht begrenzt. Allerdings sind im kostenfreien Account nur maximal 10.000 Nachrichten im Archiv durchsuchbar und pro Account gibt es 5 GByte Speicherplatz für Dateien. Mehr Speicher und mehr Nachrichten dann ab 8 $ pro Monat. Slack-Daten liegen allerdings auf US-Servern.

Ordnung ist keine Hexerei
Mein Büro liegt in der Cloud und zwar auf Evernote.
Wenn ich zum Beispiel in einem sozialen Netzwerk oder im Web surfe und finde eine Information, dann kann ich diese direkt in einem Notizbuch in Evernote ablegen. Jede Ablage ist dabei eine Notiz, die einem Notizbuch zugeordnet wird. Sinnvoll ist dabei die Ordnerstruktur möglichst vollständig anzulegen. Dann erspare ich mir zusätzlichen Aufwand, wenn ich spontan eine Notiz ablegen will, aber kein Notizbuch dafür angelegt habe. In eine Notiz kann ich andere Dateien ablegen (Texte, Bilder, Videos). Notizbücher oder Notizen kann ich für andere Kolleg*innen freigeben. Jede Notiz kann ich mit Stichworten belegen, die eine Suche über alle Notizbücher ermöglicht.
Das gesamte Evernote Notizsytem kann ich komfortabel synchronisieren. So kann ich auch offline jederzeit auf die Informationen zugreifen. In der Bahn sehr empfehlenswert.
Die freie Nutzung von Evernote beschränkt sich auf die webbasierte Nutzung mit einem Gesamtspeichervolumen von 60 MB. Ich nutze die Premiumversion mit 10 GB für 59,99 € pro Jahr. Damit kann ich Evernote über die Android- oder IOS Apps auch lokal auf meinen Endgeräten einrichten. Alle meine lokalen Versionen werden mit der Webversion automatisch synchronisiert.

Andere nehmen Dropbox, Drive oder andere Tools. Mir gefällt die Oberfläche von Evernote, denn es werden zu den Notitzen Bilder visualisiert. Ausserden kann ich neuerdings auch mit dem Apple-Pencil direkt in die Notizen schreiben oder malen. Das brauche ich für meine Mindmaps.

Konferenzen
Zu Beginn oder zu definierten Meilensteinen eine Konferenz abhalten, das kennen wir und das ist jeweils auch immer eine Vergewisserung, ob noch alle am Ball sind und das gleiche meinen. Telefonkonferenz über Meetgreen ist möglich, aber nur meine zweite Wahl. Ich möchte meinen Kolleg*innen in die Augen schauen und bevorzuge Videokonferenzen.

Erste Wahl ist für mich ein hangout über Google+. Mit bis zu 5 Menschen kann ich in einer Videokonferenz kommunizieren. Aber aufgepasst: Google verändert manchmal etwas und dann stehe ich auf dem Schlauch und weiß nicht mehr, welchen Knopf ich drücken soll, weil die Oberfläche anders aussieht. Mit etwas Wut im Bauch klappt es dann irgendwie. Hangouts können aufgezeichnet werden (hangout on air). Die Verknüpfung findet dann mit dem eigenen YouTube-Kanal statt. Nach dem Hangout wird die Konferenz automatisch in den YouTube-Account abgespeichert. Ich brauche nur noch auf öffentlich klicken. Die Konferenz ist so gut zu verlinken. Hier im Blog praktizieren wir u.a. diesen Weg.

Einfacher für die schnelle Kommunikation ohne Aufzeichnung ist apear.in. Hier kann die Arbeitsgruppe (max. 8 Mitglieder) gemeinsame Räume einrichten. Küche, Wohnzimer oder Büro (Räume sind frei benennbar), je nach Erfordernissen. Ich sitze am Schreibtisch, habe eine wichtige Frage an Gruppenmitglieder oder will einfach nur mal reden und gemeinsam Kaffee trinken, dann betrete ich die Küche und alle Gruppenmitglieder bekommen eine Nachricht. Wer kommt der kommt. Aber natürlich können hier auch Arbeitssitzungen verabredet werden. Leider sind diese Konferenzen nicht zu archivieren.

Alle Videokonferenzen, auch Skype, Adobe Connect, brauchen eine gute Bandbreite bei allen Teilnehmenden. Ich kann in den Einstellungen aber die Qualität jeweils anpassen. Wenn das wlan nicht einwandfreies Video ausliefert, kann ich so auf Standbild stellen und die Datenübertragung minimieren.

 

Sie haben sicherlich gemerkt: eigentlich ganz einfach.
Also: üben, üben üben – frei nach Oliver Kahn „Weiter, weiter, es geht immer weiter.“ Ruhig mal wütend werden, wenn es nicht geht, obwohl sie alles richtig gemacht haben. Das ist normal! Ja, es ist natürlich Arbeit. Aber über die letzten Monate und Jahre habe ich damit einen deutlichen Gewinn in Zeit und Ordnung erlangt. Egal welche Tools Sie sich aussuchen, stimmen Sie sich mit den Projektmitgliedern vorher ab. Einige wollen nicht wieder etwas Neues ausprobieren oder wollen keine zusätzliche Arbeitsplattform. Versuchen Sie, es für alle zu Beginn so einfach wie möglich zu machen.

Viel Vergnügen und denken Sie dran: alle kochen nur mit Wasser!